Assistante de direction, et bien plus encore!

La gestion administrative d’une structure n’est pas une mince affaire, c’est un poste pourtant dont aucune entreprise ne peut prétendre se passer. C’est à l’occasion d’un tête à tête avec l’assistance de direction de la Maison pour la science en Alsace, Aurélie Perrin, que j’ai pu réaliser à quel point ce poste bien trop discret garantissait le bon déroulement de toutes les formations.

Aurélie intègre à part entière l’équipe permanente avec la directrice Mélodie Faury et l’ingénieur de formation Emmanuel Baroux. Une triade constituée de personnes très différentes et aux missions variées. Ce qui fait la première particularité d’Aurélie, au-delà de sa modestie et de son efficacité, c’est sa formation initiale. En effet, si quasiment toute l’équipe, formateurs compris, est issue de près ou de loin du monde de la science, ce n’est pas le cas de notre intéressée. Ici, on ne s’embarrasse pas de ce détail, car elle est un gage de sûreté administrative, mais aussi d’écoute et d’organisation.

Aurélie Pérrin à son bureau

Originaire de Troyes en Champagne-Ardennes, Aurélie Perrin est titulaire d’un master en développement local et administrations territoriales. Ce diplôme l’a amenée à rejoindre l’impressionnante administration de la Communauté Urbaine de Strasbourg. Lancée sur les concours administratifs qui lui aurait permis d’officialiser son poste dans les collectivités territoriales, elle s’est finalement réorientée vers les offres d’emplois de l’Université de Strasbourg. C’est par ce biais qu’elle découvre cette jeune structure qu’est la Maison pour la science en Alsace. Au fil de l’eau, elle apprend le fonctionnement et les missions du projet, le principe des formations, l’articulation entre monde de la recherche et pédagogie. Pour elle, l’essentiel réside surtout à acquérir une maîtrise parfaite des rouages multi-partenariaux, qui consiste à savoir jongler entre les procédures à la fois du Rectorat, de l’Université et de la Fondation La main à la pâte.

Son rôle est fondamental, sans elle, le confort des formations ne serait pas celui qu’on connait, elle est maître des déplacements des formateurs, pilote des ordres de missions et des défraiements en tout genre. Son regard sur les finances permet une fluidité non négligeable car Aurélie contrôle la majorité des frais, et gère ce qui rentre et ce qui sort. Sans son travail, il faudrait ajouter le poids de la logistique et du contenu des formations à celui de la gestion. Cela est loin d’être anecdotique car, soulagée de ces préoccupations, cela laisse un temps précieux à l’équipe pour réfléchir au contenus des formations et donc à la bonne application des valeurs du projet.

Aurélie Perrin est le lien en continu avec l’administration de l’université et assure le bon dialogue en terme de gestion des ressources humaines afin qu’il n’y est pas d’anicroches concernant les contrats de travail des formateurs. C’est une actrice clé pour la diffusion des informations auprès des partenaires du projet : son allié méthodologique c’est sa boîte mail et ses dossiers. Organisée et synthétique, elle s’impose des listes de tâches à exécuter de façon hebdomadaire, afin de respecter tous les délais imposés.

Une masse d’actions impressionnantes et des responsabilités auxquelles Aurélie Perrin a du s’adapter très vite, notamment en se formant au logiciel financier de l’université de Strasbourg. Très rapidement, c’est-à-dire en moins de six mois, elle gagne en autonomie et en efficacité malgré le rythme effréné qu’impose cette structure innovante et en pleine ébullition. L’équipe et la vingtaine de formateurs associés à la Maison pour la science en Alsace peuvent compter sur sa rigueur qui assure la solidité administrative et financière du projet.

« Avoir un sens de l’organisation assez aiguisé, car il y a beaucoup de choses à faire, avec beaucoup de partenaires, une vingtaine de formateurs. Il faut pouvoir s’y retrouver dans les dossiers. Il faut aussi avoir un bon sens de l’écoute, car je suis souvent en contact avec les formateurs donc savoir répondre à leur demande est important. Je pense aussi avoir un esprit synthétique, mes missions m’amènent des fois à faire des synthèses sur par exemple l’état d’avancement des missions, pour savoir où on en est. » Aurélie Pérrin

J’en étais d’ores et déjà convaincue, mais cet entretien m’a conforté dans cette idée que la diversité des acteurs de la Maison pour la science et leur histoire, fait sans nul doute sa force.

…[loin] que la connaissance d’une seule vérité,
à l’exemple de la pratique d’un seul art, nous empêche
d’en découvrir une autre, elle nous y aide bien plutôt.

Descartes, Règles pour la direction de l’esprit. Trad. J. Brunschwig, Garnier


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